文書を作成する上で、コピー＆ペーストはよく使う機能だ。でも、フォントや文字色など、いろいろと飾りを付けている文字列の場合、ポンと貼り付けたのでは、書式はそのままで貼り付けられてしまう。もちろんそれで良ければいいのだが、貼り込み先の書式に合わせたい場合は、一度貼り付けた後に手動で飾りを設定し直さなくてはならないので面倒だ。実は貼り付け方法はいくつか用意されているのだが、どれを選んだらどうなるのかがわかりにくいため、結局とにかく貼り付けて後から書式を設定している人も多いのでは？ 今回は、あらかじめイメージを確認しながら貼り付けを実行する方法を紹介する。
■知っ得No.224 ペーストプレビューを活用する
Word 2010やExcel 2010には、ペーストプレビューという機能がある。これを利用すれば、事前に貼り付け状態を確認することができるのだ。
●ペーストプレビューで貼り付け状態を確認する
まずは貼り付ける文字列を範囲指定し、右クリックしてショートカットメニューから［コピー］を選択しよう（画面1）。次に貼り付け先にカーソルを移動する（画面2）。
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| 画面1 コピーする文字列を範囲指定し、ショートカットメニューの［コピー］を選択する。 |
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| 画面2 貼り付け先にカーソルを移動する。 |
ここで［ホーム］タブの［貼り付け］をポンと押してしまうと、そのまま貼り付けられるので、下側の▼部分をクリックする。すると［貼り付けのオプション］として［元の書式を保持］、［書式を結合］、［テキストのみ保持］の3つのボタンが表示されるので、マウスポインターを合わせてみよう。
ポインターを合わせると、実際にどのような形で貼り付けられるかが画面上に表示される（画面3）。この段階ではまだ貼り付けが実行されたわけではないので安心して欲しい。それぞれ試してみて状態を確認し、目的のボタンをクリックすれば、貼り付けは完了だ。
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| 画面3 ［貼り付けのオプション］にマウスポインターを合わせることで、どのように貼り付けられるかを確認できる。［元の書式を保持］の場合はコピー元と同じ書式のまま、［書式を結合］の場合はコピー元と貼り付け先で同じ書式がある部分だけ、貼り付け先の書式が有効になる。［テキストのみ保持］の場合は、文字情報だけが貼り付けられるため、貼り付け先の書式が引き継がれている。 |
なお、［貼り付けのオプショ］で表示されるボタンは、クリップボードにコピーされている内容によって変化する。Excelでは表をそのまま貼り付けたり、データだけを貼り付けたりすることもできる。いずれにせよ、自分の目できちんと確認してから貼り付けを実行できるので、貼り付け方を間違ったとか、後から調整しなくちゃならないなんてことはなくなるはずだ。
編集部：池田利夫＋岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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