業務を効率化!コメントの挿入で部下が作ったExcelファイルを手早くチェック【知っ得!虎の巻】


部下が作ったExcelファイルや、プロジェクト内で回覧中のファイルがあるとき、コメントを付ける方法を知っておくと業務を効率化できる。わざわざ紙に印刷して手書きで指示を書き込むのは非効率的だし、紙資源もムダ。コメントの付け方、わかりやすい書式の設定方法などについて学んでみよう。

■知っ得 No.0173 書類に要望や注釈のコメントを挿入する
部下の作成した見積書や計画書をExcelファイルで受け取ってチェックすることがある。また、プロジェクトのスケジュールや進捗をExcelで管理する場面も多い。他のユーザーが作成済みのファイルに対して、要望や注釈を書き入れたり、修正の指示をしたりするときには、コメント挿入の機能を活用してみよう。

●コメントを挿入してメッセージを書き込む
コメントは、セルごとに設定する。ファイルの作成者に要望があるときには、まず該当するセルを選択しよう。続いて、[校閲]タブを開いて、コメントを挿入する(画面1)。

[コメントの挿入]ボタンをクリックしたら、セルの右上にコメントの入力欄が表れるので、要望などを書き込もう(画面2)。コメントを記載したユーザー名も表示されるため、複数人が回覧中の書類であっても、誰が付けたコメントなのか確認できる。ファイルの作成者が、修正作業するときに、問い合わせ相手がわかりやすい。
画面1 [校閲]タブをクリックして、コメント機能を利用する。セルを選択して、[コメントの挿入]ボタンをクリック。

画面2 入力欄が表示されたら、コメントを入力しよう。

●必要なコメントをわかりやすく表示する
コメントの入力が完了して、他のセルを選択すると、コメントは非表示になる。これにより、コメント欄の下にあるセルの情報が隠れることを防いでくれる(画面3)。

コメントを付けたセルの右上には赤い三角マークが表示される。該当するセルを選択するか、マウスポインタを重ねると、右上にコメントが表示される(画面4)。

さらに、入力済みのコメントを一覧したいときには、すべてのコメントを表示する方法がある(画面5)。また、入力済みのコメントを前後に1つずつ移動しながら確認する方法もある(画面6)。
画面3 他のセルを選択すると、コメントは隠れる。コメントを設定したセルの右上には赤い三角マークが表示される。

画面4 マウスポインタを近づけると、コメントの内容を確認できる。

画面5 [すべてのコメントの表示]ボタンをクリックすると、コメントを一覧できる。再度クリックすると、非表示にできる。なお、コメント欄はドラッグして移動できるので、重なって読みにくい場合には移動しよう。

画面6 [前へ][次へ]ボタンをクリックすると、コメントを1つずつチェックできる。

●誰が書いたコメントなのかは重要な情報
コメント欄には、記入したユーザー名が表示される。これは書類を修正する際に、問い合わせ先を確認できる重要な情報だ。初期に表示されるのは、インストール時に設定したユーザー名。もし、ニックネームや会社名などで登録しているようなら、変えておこう。オプションの設定画面で、ユーザー名を変更できる。これで、自分が書き込んだコメントであることを明示できる。
画面7 [ファイル]タブの[オプション]をクリック。[基本設定]の[ユーザー名]を変更しよう。

画面8 以降に入力するコメントには、ここで設定したユーザー名が表示される。

●コメントの重要度は書式設定でわかりやすく
ワークシート内にいくつものコメントがあると、ファイルを修正する際にどこを重要視するべきか混乱することがある。そこで、コメントの重要度に応じて強弱を付けてみよう。まず、「重要なコメント」は大きな文字にして強調しておく。そして、「要修正」=赤、「要確認」=青など内容によって色分けすれば、よりわかりやすい(図9〜11)。
画面9 コメント欄を右クリックして、[コメントの書式設定]を選択する。

画面10 [コメントの書式設定]ダイアログボックスで、文字サイズを拡大、文字色で赤を選択している。設定したら[OK]ボタンをクリック。

画面11 文字サイズが大きく、赤文字で目立たせることができる。

コメントの挿入では、誰が書いたコメントか明示すること、コメントの重要度や優先度がひと目でわかることが大切になる。まずは、オプション設定でユーザー名を確認することをお忘れなく。そして、コメントの書式を必要に応じて設定しよう。

社内にSharePointなどのシステムが導入されていれば、Excelファイルの修正情報などを記録できる。けれども、そのようなシステムがなくても、コメント機能を活用するだけで、よりスムーズな共同作業を実現できる。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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