社内会議で失敗しない 〜白黒印刷でもわかりやすいExcelグラフを作る【知っ得!虎の巻】


社内会議の配付資料は、白黒印刷することが多い。カラープリンターがあっても、経費を考えて白黒印刷を選ぶケースはあるだろう。Excelを使ってカラフルなグラフを作成したとき、画面上では美しく見えても、白黒印刷するとデータの見分けがつかなくなることがある。そこで今回は、白黒印刷でも見やすいグラフの作り方を解説しよう。

■知っ得 No.0168 白黒印刷でグラフをきれいに見せるテクニック
Excelでは、見栄えが良くカラフルなグラフを作成できる。特に、Excel 2007、2010では、中間色を駆使して洗練されたデザインのグラフを手早くできるようになった。

ところが、実際に会議資料などは白黒印刷することが多く、せっかくのカラーが生かせないばかりか、見づらいグラフになってしまうことがある。そこで、今回はExcel 2010で白黒印刷に最適な「ページ設定」を行う方法と、「グラフの書式」を変更する方法を解説する。

●チェックするだけで白黒印刷に最適な設定にする
Excelの「ページ設定」には、白黒印刷に関する項目が用意されている。ここで[白黒印刷]をチェックするだけで、自動的に最適な設定を利用できる(画面1、画面2)。カラーで作成したグラフには、白黒でも見やすい塗りのパターンが設定される(画面3)。
画面1 グラフ入りのドキュメントを作成したら、[ファイル]タブの[印刷]をクリック。[ページ設定]をクリックする。

画面2 [シート]タブをクリックし、[白黒印刷]にチェックを入れて、[OK]をクリックする。

画面3 グラフに塗りのパターンが設定されて、白黒でも見やすくなる。

●白黒印刷でもこだわりのデザインを実現する
自動設定ではなく、自分好みのデザインに仕上げたいときには、グラフの書式を変更して、塗りのパターンを決めることができる(画面4〜画面6)。さらに、グラフの間隔を離して、個別のグラフを見やすくする方法も、試してみよう(画面7)。
画面4 作成したグラフのデータ要素の1つを右クリックして、[データ系列の書式設定]を選択する。

画面5 [塗りつぶし]の[塗りつぶし(パターン)]を選択し、パターンを選ぶ。[前景色]を黒、[背景色]を白にしたら、[閉じる]をクリックする。

画面6 同様に、他のデータ要素にも塗りつぶしのパターンを設定すれば、モノクロでも見やすいグラフにできる。データの区切りがわかりにくいときは、[データ系列の書式設定]書式設定ダイアログボックスで[枠線のスタイル]も追加すると良い。

画面7 [データ系列の書式設定]書式設定ダイアログボックスで、[系列のオプション]の[系列の重なり]を[離す]の方向にドラッグすると、グラフの間隔を空けることができる。これで、プリンターの解像度が低い場合にも、個別のデータ要素を見分けやすくなる。

グラフの書式では、美しいグラデーション、影やぼかしなども設定できる。社外に向けてのプレゼンなど、ここぞという場面ではデザイン効果を駆使して、説得力ある資料を作成してみよう。ビジネスドキュメントの作成では、画面上での見た目だけでなく、印刷環境や見せる相手のことまで考えることがポイントとなる。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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