できるビジネスマンのためのメール活用術【知っ得！虎の巻】

2009/12/20 09:08

お世話になっている人への挨拶や、商談の日程を決めるときなど、メールはIT戦士に欠かせない必須アイテムだ。
仕事ができるビジネスマンは、ある意味においてメールの達人といっても過言ではないだろう。
実際、メールの使い方を変えるだけで、ビジネスチャンスが広がる可能性もある。

そこで今回は、大切なメールを見失わないためのメール整理術やビジネスメールを作成する際に役立つ無料ソフトを紹介しよう。

・大切なメールを見失わない！できるビジネスマンのメール整理術
 日々送られてくるメール。仕事関係のものから私用のメール、果てはスパムなどの迷惑メールまで、けっこうな量が毎日パソコンに届いているのではないだろうか？来たメールには一応目を通していても、量が多いと、肝心なときに必要なメールが見つからなくなったり、返信が必要なメールをついうっかり忘れてしまったりということも起こってくる。仕事関連の大事なメールだったら大変だ。そんなことにならないよう、日頃からメールはきちんと整理するよう心がけよう。そこで今回はメールの整理術について紹介しよう。

・ビジネス文章の作成を定型文で短縮しよう
 社内外で使うビジネス文書を作る際に頻繁に必要になってくるのが、時候の挨拶や決まった言い回し、会社の住所や連絡先の入力など。毎回入力するのが面倒だと思ったことはないだろうか。もちろんこういった文書に間違いがあっては恥ずかしいので、入力する際にはいちいち調べたり、前に書いたものを参考にしたりといった手間もかかってくる。そこで今回は、こういったよく使う「定型文」を簡単に入力できる無料ソフトを紹介しよう。

・PCがクラッシュしてメールが！転ばぬ先のメール保管術
 パソコンが仕事で利用されるようになった昨今、業務での大事なデータがパソコン内に記録されている人も多い。大事なデータの中でも特に重要なのがメールだともいえる。仕事での連絡や取引先との仕事のやり取りのほか友人との連絡まで、保管されているメールは失いたくない情報の筆頭でもあるだろう。そんなパソコンが壊れたりOSがクラッシュしたりしたら……、さぁ大変。重要な内容のメールや相手の連絡先などすべてメールに入っているので非常に困ったことになってしまう。今回は、メールのデータが格納されている場所の探し方や、バックアップしておいたデータを読み込む方法を紹介しよう。

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