メールでもお知らせ!予定管理に便利な無料ソフト【知っ得!虎の巻】


ビジネスの現場で耳にすることが多い「PDCA」という言葉。計画を立てて実行し、業務改善を実現するための手法だ。けれど、ただ漠然と計画をいだいていても、はじまらない。具体的な行動を起こすことが必要だ。

「PDCAデスクトップ付箋」は、PDCAサイクルを記述して、タスクやプロジェクト管理まで行える多機能な付箋ソフト。大げさに考える必要はなく、小さいことから気軽にメモ感覚で使い始められるのが特徴だ。細かなPDCAサイクルの積み重ねで、大きな目標の達成につなげていきたい。


■知っ得 No.0106 多機能デスクトップ付箋ソフト「PDCAデスクトップ付箋」
PDCAサイクルという言葉をご存じだろうか? これは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Act(改善)」という4つのステップを繰り返すことで、継続的な業務改善を図るシステムのことだ。「PDCAデスクトップ付箋」は、このPDCAサイクルに従って記入することができる。

●「PDCAデスクトップ付箋」をインストールする
PDCAデスクトップ付箋のサイト(http://www.mieruto.com/index2.htm)にアクセスし、画面左側にある「PDCAデスクトップ付箋」の「ダウンロード」をクリックする。ダウンロード・フォームのページが開くので、必要事項を記入し、[ダウンロードする]をクリックしよう(画面1)。ダウンロードしたexeファイルを実行すれば、ファイルが解凍される。
画面1 [ダウンロードする]をクリック

●「PDCAデスクトップ付箋」を利用しよう
解凍されたフォルダ内のpdcaset.exeをダブルクリックすると、まずはパスワードを設定する画面が表示されるので、パスワードを設定する。設定が完了するとPDCAデスクトップ付箋が起動し、管理画面が表示される。付箋の作成は、この管理画面からでも行えるが、タスクトレイのアイコンからも行えるので、通常は管理画面は閉じてしまっていてもいいだろう。

タスクトレイのアイコンを右クリックし、[新規作成]を選択すると、デスクトップ上に付箋が貼られる。まずはタイトルや重要度、目標日を設定しよう。その後は、[Plan(何をする?)]、[Do(どう実行した?)]、[Check(どんな感じ?)]、[Action(改善点は?)]に、それぞれ分けて内容を書き込んでいこう(画面2)。内容を書き込むには、該当部分をダブルクリックすればいい。
画面2 内容を書き込む

●付箋の表示を変更する
1枚の付箋のサイズはけっこう大きい。何枚も貼っていくと、画面はあっという間に付箋だらけになってしまうだろう。こういう場合は、付箋をシンプル表示にするといい。付箋下部のアイコンをクリックすれば、タイトル部分だけのシンプル表示に簡単に変更できる(画面3)。通常の詳細表示に戻す場合も同じアイコンをクリックする。
画面3 付箋をシンプル表示にする

付箋は背景色を変更することもできる。内容によって色分けしておけば、分かりやすいだろう。背景色の変更も、付箋下部にある[背景の色の変更]アイコンから行える。クリックすると[色の設定]画面が開くので、好きな色を選ぼう(画面4)。付箋上で右クリックして表示されるメニューからは、透明度を設定することもできる。
画面4 付箋の色を変更する

作成した付箋の一覧は、管理画面で確認することができる。付箋を非表示にしたり、重なり方を変更したり、画面の外に出てしまった付箋を画面内に戻したりといった操作も可能だ(画面5)。付箋を削除したい場合は、削除したい付箋を非表示にした状態でツールバーの[非表示の付箋紙を削除]アイコンをクリックすればいい。
画面5 管理画面で確認

[システム]−[環境設定]を選択すると開く[環境設定]画面では、メール送信設定をすることで、期限お知らせメールを指定のメールアドレスに送るようにすることもできる(画面6)。ついうっかり予定を忘れてしまっていたなんていうことも防げるというわけだ。
画面6 [環境設定]でメール送信設定をする

そしてこのPDCAデスクトップ付箋、なんといってもUSBメモリで持ち歩けるのがありがたい。PDCAPOST120フォルダをそのままUSBメモリに入れて起動させれば、付箋の内容もこのフォルダ内に保存されるので、どこででも付箋の内容を確認、追加することができるのだ。パスワードで管理されているので安全だし、会社ではデスクトップ、外出先ではネットブックと使い分けている人にも便利なソフトと言えるだろう。

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編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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