大切なメールを見失わない!できるビジネスマンのメール整理術【知っ得!虎の巻】


日々送られてくるメール。仕事関係のものから私用のメール、果てはスパムなどの迷惑メールまで、けっこうな量が毎日パソコンに届いているのではないだろうか?
来たメールには一応目を通していても、量が多いと、肝心なときに必要なメールが見つからなくなったり、返信が必要なメールをついうっかり忘れてしまったりということも起こってくる。仕事関連の大事なメールだったら大変だ。そんなことにならないよう、日頃からメールはきちんと整理するよう心がけよう。
そこで今回はメールの整理術について紹介しよう。


■知っ得 No.0094 メールをきちんと整理しよう
メールを整理するには大きく分けて、自分で行う方法と、メールソフトの機能を利用する方法がある。もちろん双方を併用してもかまわない。メールソフトにはいろいろあるが、ここではOutlook Expressを使用している。

●フォルダを作成して振り分ける
まずはメールを振り分けるフォルダを作成しよう。[ファイル]−[フォルダ]−[新規作成]を選択する。[フォルダ名]にフォルダに付ける名前を入力し、フォルダを作成する場所を選択したら[OK]をクリックする(画面1)。これでフォルダが作成される(画面2)。
フォルダを作成する場所を選択したら[OK]をクリックするこれでフォルダが作成される

フォルダへメールを移動するのは簡単だ。メール一覧から画面左側のフォルダ一覧まで、移動したいメールをドラッグ&ドロップすればいい。会社からのメール、要返信のメール、重要なメール……、必要と思われるフォルダを作成して、メールを受信したらすぐに振り分けてしまおう。ただし、あまりフォルダを作りすぎてもかえってわかりづらくなってしまうので、シンプルにまとめるのがコツだ。たとえば返信が必要だったり、こちらのアクションが必要なものは「重要」フォルダ、処理が済んだら「処理済み」フォルダといった具合だ。この2つのフォルダを用意するだけでもかなり作業は効率化される。

なお、メールをアドレスや件名などにより自動的に振り分けるよう設定することもできる。[ツール]−[メッセージルール]−[メール]を選択し、[新規のメールルール]ダイアログボックスで振り分けるルールを設定しよう。たとえば件名に「至急」という文字が入っているメールを「重要」フォルダに移動したい場合は、1で[件名に指定した言葉が含まれる場合]を、2で[指定したフォルダに移動する]を選択する。3で青い色でアンダーラインが引かれた文字をクリックすると、それぞれ設定画面が表示されるので、必要事項を設定する(画面3)。ルール名を設定したら完了だ。以降メールを受信すると、自動的にメールが振り分けられる。
それぞれ設定画面が表示されるので、必要事項を設定する

なお、ルールを作成した状態で[ツール]−[メッセージルール]−[メール]を選択すると、[メッセージルール]ダイアログボックスが表示される。[新規作成]をクリックすると[新規のメールルール]ダイアログボックスが開き、新たにルールを設定することができる。

●フォルダの並び順を調整する
作成したフォルダは、自動的に名前順に整列されてしまう。これを思い通りに並べるには、ちょっとした工夫が必要だ。フォルダ名の先頭に、上に並べたいフォルダの順に1、2、3、4……と数字を付けてしまうのだ。こうしておけば、数字順にフォルダが並ぶので見やすくなる。

●迷惑メールを振り分ける
フォルダへの自動振り分けの方法を紹介したが、このメッセージルールを利用すれば、迷惑メールを自動的に振り分けることもできる。「迷惑メール」などという名前のフォルダを作成し、メッセージルールを設定して、たとえば件名に「未承諾」「SPAM」と入っているメール、特定の送信者から送られてくるメールをこのフォルダに移動するように設定しておけばいいわけだ。

また、迷惑メールを送ってくる決まったアドレスがある場合は、メールを振り分けるのではなく、あらかじめ登録しておくことで、そのアドレスから送られてくるメールを自動的に削除することもできる。[ツール]−[メッセージルール]−[禁止された送信者の一覧]を選択し、[追加]をクリックして禁止したいメールアドレスを設定しよう(画面4)。こうしておけば、設定したアドレスからのメールは、自動的に[削除済みアイテム]フォルダに移動する。
[追加]をクリックして禁止したいメールアドレスを設定しよう

●必要なメールを探し出す方法
一覧から目的のメールを探し出す方法のひとつとして、メールを並べ替える方法がある。通常、メールは受信日時順に新しいものから順に並んでいるが、メール一覧の上に表示されている[送信者]をクリックすると送信者名順に、[件名]をクリックすると件名順に並び替えることができるのだ。それぞれクリックする度に昇順、降順が切り替わる。メールの送信者、件名から目的のメールを絞り込めそうな場合は、この方法を試してみるといい。

もちろんメールを検索することもできる。[編集]−[検索]−[メッセージ]を選択し、検索条件を指定して[検索開始]をクリックすれば、条件に該当するメッセージが検索される(画面5)。送信者や宛先、件名やメールの内容に含まれる文字、受信日時などを指定して検索できるので便利だ。
検索条件を指定して[検索開始]をクリックすれば、条件に該当するメッセージが検索される

●重要なメールにはフラグを付ける
Outlook Expressには、フラグという機能もある。これは指定したメールに印を付ける機能だ。メール一覧の上部の左から3番目に旗のマークがあるが、これがフラグだ。フラグを付けたいメールのこの部分をクリックすることで、フラグを付けたり消したりすることができる(画面6)。メール一覧の上部の旗のマークをクリックすると、フラグが付いたメールが上に来るよう並び替えることもできる。気軽に使うことができるので、ちょっと後で確認したいメールなどに利用するといいだろう。
フラグを付けたいメールのこの部分をクリックすることで、フラグを付けたり消したりすることができる

●フォルダの無駄な領域を削除しよう
メールをどんどんと受信すると、フォルダの中に貯まっていく。もちろん不要なメールは削除していると思うが、実はメールを削除してもフォルダのサイズが小さくなるわけではない。未使用領域として残ってしまうのだ。こういった無駄な領域を削除してくれるのが「最適化」だ。

フォルダを選択し、[ファイル]−[フォルダ]−[最適化]を選択すると、最適化が実行される。すべてのフォルダを一気に最適化したい場合は、[ファイル]−[フォルダ]−[すべてのフォルダを最適化する]を選択しよう。

一度最適化を実行しても、またメールを送受信している内に無駄な領域は増えていく。定期的に行うよう心がけたいものだ。

メールは今や誰にとっても必須のアイテム。大量のメールに埋もれて困らないよう、整理術を身につけてメールを使いこなそう。


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