【知っ得!虎の巻】会社で受信したメールを自宅でも読みたい


本人に直接連絡ができてパソコンに履歴が残ることから、社内の連絡事項や取引先との連絡にメールを使う場合が多い。メールは便利な道具だが、何らかのトラブルでパソコンが壊れてしまえば、それまでにやりとりしたメールがなくなってしまうことも考えられる。

また仕事に熱心な人の中には、スケジュールや業務内容を確認するため、社内で受信したメールを会社のセカンドパソコンや自宅のパソコンにも残しておきたい人もいるだろう。

そこで今回はWindows XPにプレインストールのOutlook Expressを例に、会社で受信したメールを自宅のパソコンでも読みたい場合に役立つ方法を紹介しよう。

■知っ得 No.0058 仕事のメールを自宅でも確認できる便利な設定
仕事のメールを自宅のパソコンでも確認したい場合に役立つ方法を2つ紹介しよう。
1つめの方法は、会社で受信したメールを自宅のパソコンでも同じメールアカウントを使って受信する方法だ。この方法を利用する場合、会社と自宅のパソコンのメールソフトで受信する際に「メールをサーバーに残す」設定にしておく必要があるが、自宅のパソコンのメールソフトを使って、会社のメールソフトに設定しているメールアカウントにアクセスして同じメールを受信することができる。

2つめの方法は、会社で受け取ったメールを自宅のパソコンで利用しているメールアドレスに転送する方法。会社のパソコンで利用しているメールソフトで、ルールの設定を行うだけで自宅のメールアドレスをそのまま利用して受信できるので、お手軽である。


●会社で利用しているメールアカウントにアクセスする
会社で利用しているメールアカウントに、自宅のパソコンからもアクセスして受信するには「メールをサーバーに残す」設定を行う必要がある。会社と自宅でどちらでも常に受信するには、両方のパソコン環境で以下の設定を行う。

Outlook Expressを起動し、[ツール−アカウント]を選択する(画面1)。[インターネット アカウント]ダイアログボックスが開いたら、[メール]タブを選択する。対象のメールアカウントを選択し、[プロパティ]をクリックする(画面2)。
画面1[ツール−アカウント]を選択画面2[プロパティ]をクリック
画面1[ツール−アカウント]を選択画面2[プロパティ]をクリック

[アカウント名のプロパティ]ダイアログボックスが開いたら、[詳細設定]ダフを選択し、[サーバーにメッセージのコピーを置く]のチェックボックスをオンにする(画面3)。
画面3[サーバーにメッセージのコピーを置く]のチェックボックスをオン
画面3[サーバーにメッセージのコピーを置く]のチェックボックスをオン

[サーバーから削除する]のチェックボックスをオンにし、○日後の日数を設定する(画面4)。
※ここのチェックを入れない場合、メールサーバーにメールが溜まり続けるので、なるべく設定し、一定の日数が経過すると削除するように設定したほうがよい。
[OK]をクリックする(画面5)。
画面4 ○日後の日数を設定画面5[OK]をクリック
画面4 ○日後の日数を設定画面5[OK]をクリック

この方法は、会社と自宅のパソコンどちらか片方だけの設定だと、設定されていない方が先に受信してしまうとサーバーからメールが削除されてしまうので両方で設定しておく必要がある。また、あらかじめ自宅のパソコンには、会社で使っているメールアカウントを設定しておく必要がある。

メールサーバーが会社内に設置されている場合、会社のネットワーク管理者に相談してアクセスできるか確認する必要がある。プロバイダのメールサーバーを利用している場合でも、同じ設定では接続できないことがある。自宅で利用しているプロバイダが別のプロバイダ場合、各プロバイダが行っているセキュリティの設定で、そのままでは接続できないこともある。このような場合は、プロバイダのホームページで設定方法を確認してみよう。


次のページでは、会社で受信したメールを転送する技を紹介しよう。

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